Do podstawowych zadań Wydziału Organizacyjnego należy w szczególności: 1. Realizowanie zadań przez Referat Organizacyjny, Kadr i Spraw Obywatelskich: 1) w zakresie spraw organizacyjnych: a) opracowywanie projektu Statutu Powiatu i jego nowelizacji, b) opracowywanie projektu Regulaminu Organizacyjnego i kontrola jego realizacji, c) obsługa sekretariatu Starosty, Wicestarosty, Członka Zarządu, posiedzeń Zarządu Powiatu, narad, spotkań itp., d) prowadzenie i obsługa centrali telefonicznej, e) obsługa urządzeń kserograficznych, f) prowadzenie Kancelarii ogólnej, g) prowadzenie biblioteki Starostwa, h) prowadzenie rejestru skarg i wniosków, opracowywanie analiz, przyjmowanie interesantów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie kontaktów ze Starostą, Wicestarostą i Członkiem Zarządu, i) prowadzenie zbioru spraw powierzonych innym jednostkom na podstawie porozumień, j) prowadzenie rejestrów zawartych umów i porozumień, zarządzeń Starosty oraz uchwał Zarządu, k) prowadzenie rejestru upoważnień do załatwiania spraw w imieniu Starosty, l) prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznych, m) gospodarowanie taborem samochodowym, 2) w zakresie spraw kadrowych: a) przygotowywanie dokumentów związanych z zatrudnianiem i wynagradzaniem pracowników Starostwa oraz kierowników powiatowych jednostek organizacyjnych, z wyjątkiem szkół, instytucji kultury i Szpitala Wielospecjalistycznego im. dr Ludwika Błażka w Inowrocławiu; b) prowadzenie akt i spraw osobowych pracowników Starostwa i kierowników powiatowych jednostek organizacyjnych, szkół, instytucji kultury i Szpitala Wielospecjalistycznego im. dr Ludwika Błażka w Inowrocławiu, c) wypełnianie i przekazywanie do ZUS oraz innych instytucji, niezbędnych dokumentów związanych z zatrudnianiem i zwalnianiem pracowników, d) organizowanie i nadzorowanie praktyk zawodowych, odbywanych w Starostwie przez uczniów i studentów, e) współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w Inowrocławiu w zakresie organizacji prac interwencyjnych, robót publicznych oraz staży, f) opracowywanie informacji i sprawozdań dotyczących spraw kadrowych w Starostwie, g) prowadzenie spraw związanych z oceną pracowników samorządowych, h) prowadzenie spraw związanych z naborem na stanowiska urzędnicze, w tym kierownicze stanowiska urzędnicze, i) koordynowanie szkoleń, dokształcania i doskonalenia zawodowego pracowników, j) zapewnienie metod, kontroli i niezbędnej dokumentacji w zakresie przestrzegania dyscypliny pracy w Starostwie i podległych jednostkach, k) prowadzenie spraw socjalnych pracowników, l) prowadzenie spraw związanych z profilaktyczną ochroną zdrowia pracowników, w zakresie kierowania na badania lekarskie, m) prowadzenie i realizacja spraw emerytalnych i rentowych pracowników, prowadzenie n) ewidencji emerytów i rencistów oraz dbanie o odpowiednie ich zabezpieczenie socjalne, o) opracowywanie projektu Regulaminu Pracy Starostwa, p) inicjowanie działań usprawniających formy i metody pracy Starostwa. 3) w zakresie spraw obywatelskich: a) wykonywanie zadań z zakresu sprawowania nadzoru nad działalnością stowarzyszeń i fundacji, b) prowadzenie spraw związanych z obsługą administracyjno-biurową punktów nieodpłatnej pomocy prawnej i nieodpłatnego poradnictwa prawnego, c) prowadzenie obsługi administracyjnej skarg i wniosków wpływających do Starostwa, a w szczególności: - czuwanie nad terminowym rozpatrywaniem skarg i wniosków oraz udzielaniem odpowiedzi, w trybie i na zasadach określonych w przepisach postępowania administracyjnego, - udzielanie osobom zgłaszającym się w sprawach skarg i wniosków niezbędnych informacji o toku załatwienia sprawy, kierowanie ich do właściwego wydziału lub zorganizowanie przyjęcia przez naczelnika właściwego wydziału, Starostę, Wicestarostę lub Członka Zarządu, - prowadzenie kontroli przyjmowania, ewidencjonowania i rozpatrywania skarg i wniosków w wydziałach, - opracowywanie okresowych analiz rozpatrywanych i załatwianych skarg i wniosków, - prowadzenie rejestru i zapewnienie terminowego udzielania odpowiedzi przez Starostę lub wskazaną jednostkę organizacyjną - na petycje, zapytania, interpelacje i wnioski zgłaszane przez radnych, posłów, senatorów RP, 2. Realizowanie zadań przez Referat Administracyjno-Gospodarczy: 1) w zakresie spraw administracyjno-gospodarczych : a) zabezpieczenie mienia Starostwa i konserwacja urządzeń i sprzętu, b) zapewnienie właściwej informacji wizualnej o miejscu i czasie pracy Starostwa, w tym jednostek podległych, mających siedzibę w budynkach Starostwa, c) prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem materiałowo-technicznym, d) prowadzenie rejestru wydatków oraz spraw dotyczących zaangażowania środków finansowych, związanych z obsługą Starostwa, e) ewidencjonowanie środków trwałych i pozostałego wyposażenia Starostwa oraz ewidencjonowanie stanów i zmian w środkach trwałych, wartościach niematerialnych i prawnych, naliczanie umorzeń, f) prowadzenie archiwum zakładowego, w tym wdrażanie i stosowanie instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt, g) prowadzenie Biura Rzeczy Znalezionych; 2) w zakresie gospodarowania mieniem: a) administrowanie budynkami Starostwa, b) prowadzenie spraw związanych z zabezpieczeniem właściwego stanu technicznego i sanitarnego budynków i pomieszczeń, w tym zabezpieczenia przeciwpożarowego, c) nadzór nad gospodarką lokalami mieszkalnymi w Powiecie, d) opracowywanie projektów umów najmu i użyczenia dotyczących mienia Powiatu, e) prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem powiatowym zasobem mieszkaniowym, f) inicjowanie i koordynowanie działań mających na celu zmniejszanie kosztów utrzymania nieruchomości, g) administrowanie mieniem po zlikwidowanych jednostkach, h) prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem mienia Powiatu. 3. Realizowanie zadań przez Referat Informatyki: 1) w zakresie obsługi informatycznej Starostwa: a) kierowanie procesem informatyzacji Starostwa, b) administrowanie i pełnienie nadzoru nad siecią komputerową, c) obsługa techniczna sprzętu komputerowego, nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem oprogramowania, d) nadzór nad zakupem i serwisem sprzętu komputerowego, e) wykonywanie czynności związanych z diagnostyką, naprawą, modernizacją, usuwaniem awarii sprzętu komputerowego zainstalowanego w poszczególnych komórkach organizacyjnych Starostwa, f) podejmowanie innowacyjnych działań w zakresie wdrażania nowoczesnych technik pracy biurowej oraz obsługi interesantów, g) współdziałanie z pełnomocnikiem ds. ochrony informacji niejawnych w zakresie realizacji zadania dotyczącego zgłaszania zbiorów danych osobowych do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, h) organizowanie szkoleń z zakresu informatyki dla pracowników Starostwa, i) tworzenie we współpracy z wydziałami oraz jednostkami organizacyjnymi projektów opracowań w zakresie rozwiązań oraz koncepcji informatycznych i teleinformatycznych, j) wdrażanie nowych rozwiązań w zakresie systemów informatycznych i teleinformatycznych, k) prowadzenie spraw technicznych związanych z obsługą telefonii stacjonarnej, komórkowej oraz dostępem do internetu. 2) w zakresie obsługi Biuletynu Informacji Publicznej: a) obsługa BIP, w zakresie przewidzianym umową z dostawcą aplikacji informatycznych, umożliwiających prowadzenie przedmiotowej strony internetowej, b) gromadzenie, przygotowywanie i aktualizowanie w Biuletynie danych dotyczących funkcjonowania Starostwa, c) obsługa poczty elektronicznej. 3) w zakresie działań Pełnomocnika ds. Społeczeństwa Informacyjnego: a) przekazywanie wiedzy na temat potrzeby, zasad tworzenia i funkcjonowania społeczeństwa informacyjnego, b) prowadzenie wspólnej i skorelowanej polityki informacyjnej na szczeblu samorządu, c) współpraca z organizacjami typu NGO i innymi podmiotami społecznymi w zakresie realizacji wspólnych projektów dotyczących działań na rzecz społeczeństwa informacyjnego. Do podstawowych zadań referatu ds. zamówień publicznych należy wykonywanie zadań w zakresie zamówień publicznych, a w szczególności: 1) przygotowywanie i przeprowadzanie postępowań zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych dla Starostwa; 2) prowadzenie ewidencji i archiwizowanie dokumentacji przetargowej; 3) opisywanie faktur i rachunków realizowanych w Starostwie zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych; 4) współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Starostwa i powiatowymi jednostkami organizacyjnymi w zakresie realizacji ustawy Prawo zamówień publicznych; 5) rejestr faktur, kontrola realizacji zadań w terenie; 6) sprawdzanie aktualizacji przepisów prawa; 7) współpraca z Urzędem Zamówień Publicznych; 8) informowanie o szkoleniach; 9) opracowywanie projektu i zmian do Regulaminu Zamówień Publicznych 10) dbałość o prawidłowość stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych i przepisów wykonawczych w zakresie prawa zamówień publicznych. |